PROSEDUR PENDAFTARAN HAK CIPTA KARYA PUBLIKASI DI PANGKALAN DATA KEKAYAAN INTELEKTUAL

Published by rkim on 3 August 20233 August 2023

Setiap negara pasti memiliki lembaga institusi yang berwenang dalam legalisasi karya intelektual. Peranan lembaga tersebut sebagai fasilitator pendaftaran, perlindungan, dan pengelolaan hak kekayaan intelektual seperti hak cipta, paten, merek dagang, dan desain industri. Lembaga yang terdapat di Amerika Serikat terbagi menjadi dua, yaitu United States Copyright Office (USCO) untuk hak cipta, sedangkan United States Patent and Trademark Office (USPTO) untuk paten, merek dagang, dan lainnya. Untuk lembaga di Indonesia sendiri adalah DJKI (Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual) yang beroperasi di bawah naungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham). Berbeda dengan USCO dan USPTO di Amerika Serikat, DJKI meregulasi hak cipta sekaligus paten, merek dagang, desain industri dan lainnya. Hak cipta dan hak paten dibedakan peruntukannya berdasarkan kategori produk karya intelektual. 

Hak cipta merupakan salah satu bagian dari kekayaan intelektual yang memiliki ruang lingkup objek dilindungi paling luas. Hak cipta adalah hak eksklusif yang diberikan kepada pencipta dengan tujuan untuk melindungi karya intelektual dari penggunaan tanpa izin oleh pihak lain, contohnya seperti karya publikasi. Karya publikasi merupakan ciptaan yang dilindungi oleh hak cipta, berupa buku, pamflet, perwajahan karya tulis, program komputer, dan hasil karya tulis lainnya. Namun, perlu diketahui juga bahwasanya tanpa melakukan pendaftaran pun sebenarnya karya sudah memiliki hak cipta, seperti yang ditegaskan oleh Koordinator Pelayanan Hukum dan Lembaga Manajemen Kolektif DJKI, Damar Sasongko. Sehingga perlindungan hak cipta pada sebuah karya bersifat otomatis. Contohnya ketika seseorang memiliki ide gagasan kemudian dipublikasi dalam bentuk yang konkret seperti buku fisik atau unggahan postingan di laman blog website, maka pada saat itu juga sudah otomatis memiliki hak cipta. Pencatatan ciptaan pada Pangkalan Data Karya Intelektual bukan untuk melahirkan hak, melainkan mencatat hak yang sudah ada. Pendaftaran atau pencatatan dilakukan sebagai dokumentasi secara resmi untuk memudahkan monitoring perlindungan oleh DJKI dan pencarian informasi. 

Perlindungan hak cipta menjadi sangat penting bagi pelaku industri kreatif untuk mengantisipasi pelanggaran terhadap kekayaan intelektual yang dimiliki, seperti pencurian dan pembajakan ide-ide kreatif. Pelanggaran terhadap hak kekayaan intelektual tentunya memiliki konsekuensi hukum yang serius, seperti pidana penjara dan denda yang tinggi, sehingga diperlukan pemahaman yang baik terkait hak kekayaan intelektual dan prosedur pendaftarannya menjadi salah satu kunci dalam melindungi karya publikasi dan juga dapat mendorong pertumbuhan ekonomi kreatif (Kemenparekraf/Baparekraf, 2021). Hal ini juga dijelaskan oleh Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia (2022), bahwa prosedur pendaftaran hak cipta karya publikasi di pangkalan data intelektual merupakan langkah yang penting untuk melindungi karya intelektual dan mendorong inovasi di bidang kreatif.

        Pelayanan pencatatan karya intelektual di DJKI mengalami transformasi dari tahun ke tahunnya. Sebelumnya pengajuan hak cipta dilakukan dengan mengisi formulir dan pembayaran secara manual melalui loket. Proses pengajuan hingga penyelesaiannya memakan waktu rata-rata antara 6 sampai 9 bulan. Kemudian pada tahun 2015, e-HakCipta yang diluncurkan mempersingkat proses kerja menjadi hanya 14 hari. Namun lampiran contoh ciptaan masih harus dalam bentuk fisik dan pengamanan dokumen digital serta layanan pasca permohonan belum tersedia secara online. Dalam rentang tiga tahun, 2018 e-HakCipta sudah mampu melayani pencatatan secara online seluruhnya, termasuk pengamanan dokumen dan layanan pasca permohonan. Namun belum diakses melalui ponsel. Saat ini pelayanan operasional saat ini DJKI telah menerapkan sistem elektronik yang dapat diakses sepenuhnya melalui ponsel genggam. Pengembangan sistem elektronik ditujukan untuk meningkatkan aksesibilitas, akuntabilitas, efisiensi, dan transparansi. Sistem tersebut membantu proses pengolahan data, pengarsipan elektronik, dan manajemen informasi lebih cepat dan akurat sehingga dapat memudahkan pemohon dan pemegang hak dalam melacak status pendaftaran permohonan, melihat pengumuman publik, dan memperoleh laporan. 

Penyempurnaan sistem pelayanan saat ini dan seterusnya masih akan terus dilakukan. Hal tersebut terlihat dari transformasi manual ke digital dan pengembangan lanjutan sistem. Pada Januari 2022 DJKI meluncurkan sistem baru yaitu Persetujuan Otomatis Pencatatan Hak Cipta (POP HC). Dikutip dari artikel resmi DJKI bertajuk “Direktur HCDI: POP HC Merupakan Aplikasi Spektakuler Tahun Ini”, Syarifudin selaku Direktur Hak Cipta & Desain Industri menjelaskan POP HC adalah produk pengembangan sistem lebih lanjut terkait proses pengajuan hak cipta, adanya sistem ini mempercepat proses persetujuan hak cipta yang sebelumnya memakan waktu kurang lebih satu hari (one day service) menjadi dalam hitungan kurang dari 10 menit. Kemudian pada Oktober 2022 DJKI merilis artikel baru bertajuk “Sukses dengan POP HC, DJKI Segera Luncurkan POP Merek” dipaparkan bahwa sistem POP HC berhasil meningkatkan permohonan pencatatan hak cipta. Per Oktober 2022, pencatatan hak cipta melalui POP HC mencapai 77 ribu lebih. Dibandingkan pada tahun sebelumnya yang hanya 76 ribu. 

Berikut adalah prosedur pendaftaran Hak Cipta karya publikasi di Pangkalan Data Intelektual DJKI terbaru:

1. Registrasi akun pada laman website https://hakcipta.dgip.go.id 
2. Pilih Pengajuan Pencatatan Ciptaan
3. Isi seluruh formulir yang tersedia
4. Unggah dokumen pendukun/contoh ciptaan
5. Lakukan pembayaran
6. Tunggu proses Persetujuan Otomatis Permohonan Hak Cipta (POP HC)
7. Unduh surat pencatatan ciptaan

Perlu diperhatikan ketika mengisi detail informasi maupun mengunggah dokumen agar tidak terjadi kesalahan input, disarankan untuk melakukan pengecekan ulang sebelum memfinalisasi formulir permohonan.

Dapat diambil kesimpulan, bahwasanya setiap negara tentunya memiliki lembaga yang berwenang legalisasi karya intelektual. Di negara Amerika Serikat, ada USCO (United States Copyright Office) untuk hak cipta dan ada USPTO (United States Patent and Trademark Office) untuk paten, merek dagang, dan lainnya. Di Indonesia, (DJKI) Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual mengatur hak cipta, paten, merek dagang, dan desain industri. Hak cipta memberikan perlindungan otomatis pada karya tanpa pendaftaran, namun pendaftaran di DJKI membantu pemantauan dan pencarian informasi terkait karya. Pelanggaran hak kekayaan intelektual berdampak hukum serius. DJKI bertransformasi dari pengajuan manual menjadi pendaftaran online, termasuk lewat ponsel. Sistem terbaru, POP HC (Persetujuan Otomatis Pencatatan Hak Cipta), mempercepat proses persetujuan hak cipta menjadi kurang dari 10 menit. Prosedur pendaftaran hak cipta karya publikasi di Pangkalan Data Intelektual DJKI: registrasi akun, pengajuan pencatatan ciptaan, pengisian formulir, unggah dokumen pendukung, pembayaran, menunggu proses POP HC (Persetujuan Otomatis Permohonan Hak Cipta), dan mengunduh surat pencatatan ciptaan. Disarankan cek informasi dan dokumen sebelum finalisasi formulir. Oleh karena itu, sepatutnya kita selalu mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

Daftar Pustaka

Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia. (2022). Panduan kekayaan Intelektual. https://jambi.kemenkumham.go.id/layanan-publik/pelayanan-hukum-umum/panduan-kekayaan-intelektual (Diakses 14 Juli 2023, Pukul 19.58). 

Kemenparekraf/Baparekraf RI. (2021). Pentingnya Intellectual Property dalam Dunia Kreatif. https://kemenparekraf.go.id/ragam-ekonomi-kreatif/Pentingnya-Intellectual-Property-dalam-Dunia-Kreatif (Diakses 14 Juli 2023, Pukul 20.16 WIB). 

Direktorat Jendral Kekayaan Intelektual. (2022). HAK CIPTA. https://dgip.go.id/menu-utama/hak-cipta/syarat-prosedur. (Diakses 15 Juli 2023, Pukul 20.34). 

Direktorat Jendral Kekayaan Intelektual. (2022). Direktur HCDI: POP HC Merupakan Aplikasi Spektakuler Tahun Ini. https://dgip.go.id/index.php/artikel/detail-artikel/direktur-hcdi-pop-hc-merupakan-aplikasi-spektakuler-tahun-ini?kategori=liputan-humas. (Diakses 15 Juli 2023, Pukul 20.49). 

Direktorat Jendral Kekayaan Intelektual. (2022). Sukses dengan POP HC, DJKI Segera Luncurkan POP Merek. https://www.dgip.go.id/artikel/detail-artikel/sukses-dengan-pop-hc-djki-segera-luncurkan-pop-merek?kategori=agenda-ki. (Diakses 15 Juli 2023, Pukul 20.58).